​Los estados financieros nos dan una visión general sobre qué pasa en la empresa, pero no brindan información por la línea de actividad o centro de beneficio. Estos datos segregados son fundamentales para poder gestionar al detalle y son, por lo tanto, una excelente hoja de ruta para la toma de decisiones empresariales.

SAP tiene esa capacidad de desgranar esta información financiera por centros de costes & beneficio, analizando todo lo procesado y produciendo información necesaria gestionar con rigor.  

SAP FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP. Está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una organización. Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para su revisión en tiempo real y con el grado de segregación que la empresa necesite.

¿Qué es un centro de costes & beneficio en SAP?

La contabilidad analítica es una rama de la contabilidad que permite hacer “trocitos” la empresa, distribuyendo los gastos y los ingresos de cada línea de negocio, cada producto, departamento, cliente y zona geográfica, para finalmente, calcular los resultados que se obtienen en cada una de ellas por separado.

¨ Un centro de costo es una herramienta que permite obtener información segmentada según las necesidades de una empresa, con el fin de monitorear el uso de sus recursosy llevar un mejor control de sus ingresos y gastos ¨

Un centro de coste representa una ubicación definida de generación de costes. Ejemplos de centros de costes & beneficio son:

• Departamentos de una empresa (compras, producción…) 
• Tiendas o fábricas de una empresa por sedes geográficas (Madrid, Barcelona…)
• Líneas de producción (en una tienda de decoración mobiliario y objetos)

En la Gestión organizativa de SAP, un centro de coste representa una ubicación definida de generación de costes, para la cual los costes se registran por separado asignándolo a su centro correspondiente. Un centro de Beneficio contiene el balance de costes e ingresos para generar el resultado.

El módulo de SAP CO (SAPControlling) proporciona información de apoyo a Gerencia con el propósito de planificar, informar y monitorizar de las operaciones de negocio.

En  SAP CO se genera el plan de cuentas analítico para que los distintos costes se carguen de forma automática cuando las cuentas de mayor FI se crean.

En resumen, gracias a la información que provee este módulo se facilita enormemente el proceso de toma de decisiones por parte de Gerencia, segregando la información por niveles de responsabilidad.

Tipos de costes, centros de costos y norma de reparto

Un coste es una unidad interna a la que es posible asignar ingresos y gastos. La puesta en marcha de la contabilidad de costes se basa en que todos los costes de la empresa no son iguales; veamos algunos.  

• Costos directos, que dependen del nivel de actividad
• Costos indirectos, que no están vinculados al volumen de actividad
• Costos de estructura o generales
• Costos de producción

Y los centros de costos serían:

• Centros de costes primarios (estos son funcionales)
• Centros de costes secundarios o de soporte
• Centro de costos administrativos (CCA)
• Centro de costos de servicios (CCS)
• Centros de costos productivos (CCP)
• Centros de costos de ventas (CCV)

Una norma de reparto es un método de la contabilidad de costes que se utiliza para asignar gastos e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de coste, imputando a los distintos centros de costes un coste nuevo que serían “gastos generales absorbidos”, que depende del criterio que hayamos aplicado.

La contabilidad de gestión de centro de coste se basa en reglas de distribución, lo que permite:

• Acumular gastos generales en los centros de coste responsables.
• Distribuir los gastos generales desde los centros de coste de soporte hasta los centros de coste primarios, según criterios de causa y efecto
• Acreditar los centros de coste por los servicios realizados y debitar los objetos de coste.
• Acreditar los centros de coste aplicando tasas de gastos generales a los objetos de coste.
• Utilizar los informes para controlar la eficiencia de sus centros de coste

Mi recomendación como financiera es:

¨Analicemos primero rentabilidad bruta antes de esa asignación y luego distribuyamos los costes de estructura, para valorar el rendimiento de cada centro de costes de una manera directa, antes de aplicar criterios de reparto, que, por mi experiencia, a veces son polémicos en las empresas¨.

Uso de la contabilidad de costes.

La contabilidad analítica es una contabilidad interna, donde las normas y los códigos los pone la propia empresa teniendo en consideración las características propias de su negocio.

Creo que es magnífica la transparencia que hay en España en cuanto a que las cuentas de las empresas son públicas al tener la obligación de depositarlas en el registro. La contabilidad de costes no es una información pública como la contabilidad financiera, porque, aunque para nosotros es vital conocer al detalle y con soporte numérico dónde estamos por centros de costes, no sería bueno que la competencia conociera las “tripas” de nuestro negocio: ¿Dónde ganamos ¿En qué ciudad tenemos más o menos margen? ¿Qué departamento genera mayor margen de contribución?

Es absolutamente necesario que nosotros como gestores tengamos la información al detalle por cada uno de nuestros centros de costes y beneficio. Los módulos FI y CO de  SAP son el tándem perfecto para lograr esta información a tiempo y con capacidad predictiva para que la toma de decisiones empresariales se asiente en un conocimiento profundo de la realidad empresarial.

Ana Cabezas. CEO de European Business School of Technologies.